6 რაც საერთოა ყველა ეფექტური სამუშაო ელ.ფოსტის შესახებ

თუ თქვენ ოდესმე მიგიღიათ კოლეგისგან ელ.წერილი ზედმეტად სიტყვიერი მითითებებით, დაბნეული მოთხოვნებით ან გზა ძალიან ბევრი არასაჭირო მიმღები შედის, თქვენ იცით, რომ მნიშვნელოვანია ელექტრონული ფოსტით კომუნიკაციის მნიშვნელობა. ორგანიზაციის ან აზრის გარეშე გაგზავნილ ელ.ფოსტებმა შეიძლება ხელი შეუშალონ სამუშაო პროცესს, ზოგადად აწყენინონ ხალხი და სხვაგვარად აირიდონ არასწორი კომუნიკაცია.

როგორ შეგიძლიათ შექმნათ მკაფიო, ეფექტური ელ.წერილი, რომელიც სწორ ბალანსს აღწევს დეტალურ და ლაკონურ შორის; ერთი, რომელიც უყურებს ყველა სწორ თემას ყველა ჩართული ადამიანისთვის? პირველ რიგში უნდა იცოდეთ როდის უნდა გაიგზავნოს რამე ელ.ფოსტით - ვიდრე პირდაპირი გაგზავნა, პირადი შეხვედრა ან სატელეფონო ზარი . ელ.ფოსტა იდეალურია ინსტრუქციების გრძელი სიების გაგზავნის, პროექტის შემოწმების ან ფაილების გასაზიარებლად. ელ.ფოსტით კომუნიკაცია ასევე უზრუნველყოფს წერილობითი ჩანაწერის გაკეთებას ყველა მნიშვნელოვანი საუბრის შესახებ, რომელსაც მოგვიანებით უნდა მიმართოთ. აქ მოცემულია ექვსი რამ, რასაც ყველა ეფექტური ელ.წერილი აკეთებს მანამ, სანამ ისინი „გაგზავნას“ მოხვდებიან.

1. სათაურის ხაზის მაქსიმიზაცია

პირველ რიგში, თქვენ & amp; თქვენ გინდათ სათაურის მორგება გაგზავნაზე და / ან თქვენს პასუხზე. წერდით ვინმეს, ვინც ელ.წერილით გამოგიგზავნათ გასულ კვირას? ნუ მიიტანთ ძველ, დაუკავშირებელ შეტყობინებას და დააჭირეთ ღილაკს 'პასუხი' - ის თქვენს ადრესატს დაავიწყდა ზუსტად ის, რაც თქვენ ერთი კვირის წინ დაგიწერიათ. დაეხმარეთ მათ ორიენტირებაში და დაწეროთ პასუხი ახალი თემატური ხაზით, რომელიც ასახავს ან ახალ თემას ან თქვენს პასუხზე თქვენს პასუხზე (ვთქვათ, უახლესი ინფორმაცია ჩვენი უახლესი კლიენტის შესახებ, ჯეინ დოი ან კლივლენდში ჩვენი ახალი სახლის მითითებები), ამბობს პეგი დანკანი, პირადი პროდუქტიულობის ექსპერტი ატლანტაში. თქვენ ნაკლებად აღრევებთ ადრესატს და თქვენი წერილის პოვნა მოგვიანებით უფრო ადვილი იქნება.

საუკეთესო კანის მოვლის საშუალებები დაბერების კანისთვის

მეორე, იყოს კონკრეტული. მაგალითად, აქ არის ცუდი / ბუნდოვანი თემა: პერსონალის შეხვედრა. ახლა აქ არის უკეთესი: გთხოვთ, მიიტანოთ ეს დანართი 2 საათამდე. პერსონალის შეხვედრა. როდესაც თქვენ შეიტანთ დეტალებს, მაგალითად საჭირო მოქმედებას ან სად და როდის დეტალებს, ეხმარებით მიმღებს დაუყოვნებლივ შეაფასოს თქვენი შეტყობინების მნიშვნელობა, ამბობს მარშა ეგანი, Inbox Detox და ელ.ფოსტის ბრწყინვალების ჩვევა (20 დოლარი; amazon.com ) ის ასევე დაეხმარება მათ დაიმახსოვრონ საჭირო ამოცანის შესრულება.

არ ვარ დარწმუნებული, რა თემა უნდა იყოს? იფიქრეთ იმ საკვანძო სიტყვებზე, რომლებსაც გამოიყენებდით, თუ მოგვიანებით ელ.ფოსტის პოვნა მოგიწევთ, ამბობს ნიკ მორგანი, რომლის ავტორია Გესმის ჩემი? როგორ დაუკავშირდეთ ხალხს ვირტუალურ სამყაროში (11 დოლარი; amazon.com )

2. დეტალური ინსტრუქციის მიწოდება

წერილობითი მითითებების სიცხადემ შეიძლება შექმნას ან დაანგრიოს სამუშაო ელ.ფოსტის ეფექტურობა. თუ თქვენ დაავალებთ ადამიანების ჯგუფს შესაბამის დავალებებს, დააყოვნეთ ისინი პიროვნების მიხედვით და გამოიყენეთ ტყვიების წერტილები, რომ ყველას სცოდნოდა ზუსტად გჭირდებათ დახმარება თითოეულ მათგანში, კერძოდ.

3. ფრთხილად შეარჩიეთ ადრესატები

დაწერეთ ელ.წერილი ადრესატების დამატებამდე, ამბობს ვანესა ვან ედვარდსი, რომლის ავტორი მოიზიდეთ მეცნიერება ადამიანებთან წარმატების მიღწევის შესახებ (12 დოლარი; amazon.com ) ეს არა მხოლოდ ხელს შეუშლის საშინელ შემთხვევით გაგზავნას, არამედ ასევე საშუალებას მოგცემთ დაამატოთ ადრესატები ელ.ფოსტის შინაარსის საფუძველზე. გსურთ თავიდან აიცილოთ მრავალმხრივი ელ.ფოსტის ჯაჭვები? თუ რამდენიმე ადამიანი გჭირდებათ რაიმე კომენტარის გაკეთებაზე, მაგალითად, დოკუმენტზე, გაითვალისწინეთ, რომ შეგიძლიათ შექმნათ გაზიარებადი ფაილი (მაგალითად, Google Doc), სადაც ყველას შეუძლია შესთავაზოს ცვლილებები ერთ სივრცეში ათასი ელ.ფოსტის გაგზავნის გარეშე.

დაკავშირებული: ყველაფერი რაც უნდა (და არ უნდა იყოთ) ჩართოთ ოფისის გარეთ გაგზავნილ ელ.ფოსტაში

4. გაჭრა სადრენაჟე ენა

ელ.ფოსტის გაგზავნა snafu- ს შესახებ, რომლის მოგვარებაც გჭირდებათ? იმის ნაცვლად, რომ ეპილაცია გააკეთოთ პოეტურად იმის შესახებ, თუ რა დრაკვებია ეს ან ვისი ბრალია, ყურადღება გაამახვილეთ საჭიროა მოქმედება საკითხის გამოსასწორებლად. მაგალითად, იმის მაგივრად, რომ თქვან: ”კლიენტს აქვს პრობლემა ჩვენს პრეზენტაციასთან დაკავშირებით და ამის გამოსწორება რთული იქნება”, სცადეთ, ”მე მიყვარს თქვენი დახმარება იმის გამოსასწორებლად, რაც კლიენტმა წამოაყენა ჩვენს ზარზე.” ეს გახდის უარყოფითი უკუკავშირის მიცემა ან ელ.ფოსტით უსიამოვნო ამოცანების მოთხოვნა უფრო ეფექტურია.

5. ჩართეთ პასუხის ინსტრუქცია

მაშინაც კი, როდესაც თქვენს ელ.ფოსტაზე პასუხის გაცემა არ არის საჭირო (მე ექიმის შეხვედრაზე ვიქნები მომდევნო ორი საათის განმავლობაში, ან დღესვე შეგიძლიათ დღეს ანგარიში ჩააბაროთ), ბევრი ადამიანი ვალდებულია თვლიან, რომ მიიღებენ მას OK ან მადლობა. მიეცით ამ ხალხს ადვილი გამოსვლა. თუ არ გინდა პასუხის გაგონება, შენი წერილის ბოლოს მიუთითე 'არ არის საჭირო პასუხი', ამბობს დანკანი. ეს ზოგავს დროს ორივე ბოლოზე და აჩერებს უსარგებლო ელ.ფოსტის ყუთების გადატვირთვას. ასევე, ნუ დააყოვნებთ წინასწარ დაწერეთ მადლობა, როდესაც ვინმეს კითხვას უსვამთ. ეს ხელს შეგიშლით გრძნობთ ცდუნებას, გაგზავნოთ ერთსტრიქონიანი მადლობა, როდესაც პირი გიპასუხებთ.

6. არ გახდეთ ძალიან პირადი

ელ.წერილი ფაქტებისთვისაა და არა გრძნობების, ამბობს ეგანი. ციფრული კორესპონდენციის დროს ხმის მოქნილობისა და სხეულის ენის არარსებობის გამო, ადვილად შეიძლება არასწორად იქნას გაგებული გარკვეული სენტიმენტები - როგორ ფიქრობთ თქვენი კოლეგის მიმართ, რას ფიქრობდით თქვენი მეზობლის წვეულებაზე. თუ გსურთ დააყენოთ მგრძნობიარე (ან არანაკლებ პოზიტიური) საკითხი, მის ნაცვლად დარეკეთ.

საუკეთესო პოდკასტი დასაძინებლად

დაკავშირებული: ელ.ფოსტის ეტიკეტის 7 მცნება ყველამ უნდა დაიცვას

  • კეილინ ჰარისის მიერ
  • ანდრა ჩანტიმის მიერ
  • მეგი საივრის მიერ