იქნება თუ არა თქვენი მიმოწერა პირადი თუ პროფესიონალური, ჩვენ ყველანი დამნაშავეები ვართ, რომ დროდადრო ჩადეთ ელ.წერილი. (თუ მხოლოდ თქვენ წაშლით მეხსიერებას არასწორი ადამიანისთვის არასათანადო ელ.ფოსტის გაგზავნის შესახებ!) შემდეგ კი, როდესაც მასას გაუგზავნით შეტყობინებას, მიჰყევით ელ.ფოსტის ქცევის წესებს, რათა არ მოხდეს კომუნიკაციის არასწორი კომუნიკაცია.
დაკავშირებული: ყველაფერი რაც თქვენ (და არ უნდა იყოთ) ჩართოთ გარეშე ოფისის ელ.ფოსტაში
დაკავშირებული საგნები
1 ყველას სიფრთხილით უპასუხეთ
ნუ უპასუხებთ ყველას, თუ ამ დისტრიბუციის სიაში მყოფმა თითოეულმა ადამიანმა არ უნდა იცოდეს თქვენი სათქმელი, ამბობს Aimee Symington, Finesse Worldwide– ის აღმასრულებელი დირექტორი. ის გთავაზობთ, გადახედოთ ამ სიაში არსებულ სახელებს და უპასუხოთ მხოლოდ მათ, ვინც რეალურად ითხოვს თქვენს პასუხს. ეს შეიძლება ნიშნავს მხოლოდ გამგზავნის ან შვიდი მიმღების სამზე პასუხის გაცემას. და თუ თქვენს მენეჯერს ან კოლეგას სურს გადაწერა რამეზე, პატივი ეცით მის თხოვნას.
გააზრებულმა პასუხებმა შეიძლება დაზოგონ სხვები. იქნება ეს ბიზნესის თუ სოციალური მიზეზების გამო, ხალხი დაიწყებს გაღიზიანებას უმნიშვნელო ელ.ფოსტის ნაკადის გამო, რადგან მათ გახსნა უნდა შეაჩერონ, ამბობს ტეიკასის პროტოკოლის სკოლის დამფუძნებელი დაიან გოტსმანი. ასე რომ, კარგად დაფიქრდით, სანამ პასუხს გასცემთ ყველაფერს შეუძლებელია, შემდეგ ჯერზე მოწვევა ლანჩზე.
ორი არასოდეს დატოვოთ ცარიელი თემა
კარგი სათაური ეხმარება ადრესატებს ელ.ფოსტის პრიორიტეტად განსაზღვრაში, ამბობს ლიზი პოსტი, Awesome Etiquette პოდკასტის თანაწამყვანი. რასაც არ უნდა აკეთებდე, ცარიელი არ დატოვო. სათაურის სტრიქონის შემუშავებისას, გახადე იგი კონკრეტული და ლაკონური და უყურე მართლწერასა და გრამატიკას. პოსტის თქმით, ეს პირველია, რასაც ადამიანი ამჩნევს.
დაკავშირებული: ორგანიზება გაუწიეთ თქვენს სამუშაო ცხოვრებას 5 მარტივ ნაბიჯში
იმის გამო, რომ სათაური უნდა ასახავდეს ელ.ფოსტის შინაარსს, ექსპერტები რეკომენდაციას უწევენ თემატური ხაზის განახლებას საუბრის დროს. თავიდან აიცილეთ საგნების ხაზები, რომლებიც შეიძლება შეამცირონ ელ.ფოსტის გადაუდებლობა (იფიქრეთ: სწრაფი კითხვა ძირითადი სამუშაო პრობლემის სათაურით) ან ვინმეს გამოტოვოთ შეტყობინება, რომელიც ფიქრობს, რომ მან უკვე წაიკითხა, განმარტავს გოტსმანი. იგი გთავაზობთ ახალი თემის დაწყებას, თუ ელ.წერილი ძალიან შორს არის თავდაპირველ შეტყობინებას.
3 სასწრაფოდ რეაგირება
მიუხედავად იმისა, რომ ექსპერტები არ ეთანხმებიან ელ.ფოსტის სათანადო რეაგირების დროს, ისინი თანხმდებიან, რომ ყველა ელ.წერილი იმსახურებს პასუხს. თუ საკმარისი იქნება მარტივი პასუხი (მიხვდებით, მადლობა ან კარგი გეგმაა), შეეცადეთ უპასუხოთ ელ.წერილის წაკითხვისთანავე.
ზოგჯერ ელ.ფოსტით დასჭირდება ინფორმაცია, რომლის შეგროვებას შეიძლება რამდენიმე დღე დასჭირდეს, მაგრამ ეს არ ნიშნავს, რომ ხალხს ჩამოკიდებული დატოვებთ. შეატყობინეთ მათ, რომ მიიღეთ ელ.წერილი და დაუბრუნდებიან, როცა ამის საშუალება გექნებათ, ამბობს სიმინგტონი.
გახსოვდეთ, რომ გამოიყენოთ ავტომატურად პასუხი, თუ მოგზაურობთ ან ოფისიდან , დასძენს იგი, ასე რომ სხვებმა იციან, რომ პასუხს არ უნდა ელოდონ.
4 წინ სიფრთხილით
დარწმუნდით, რომ სწორი მიზეზების გამო სწორ ხალხს გზავნით, ამბობს Post. გადამისამართებამდე შეაფასეთ შინაარსის მგრძნობელობა, რომელიც მოიცავს ნებისმიერ დანართს და სახელებს და საკონტაქტო ინფორმაციას ყველასთვის, ვინც ამ შეტყობინებას უკავშირდება. ზოგიერთს ურჩევნია, რომ მათი საკონტაქტო ინფორმაცია დარჩეს პირადი. თუ თემა შეიცავს დისკუსიის ძალიან ბევრ დეტალურ პუნქტს, დაიწყეთ ახალი ელ.წერილი.
დაკავშირებული: როგორ მოვიქცეთ 5 ძალიან შემაშფოთებელი თანამშრომლის სიტუაცია
5 უთხარით ვინმეს, თუ გატეხეს
ყველანი იქ ვიყავით. ვირუსი იჩენს თავს და სანამ მას ვიცნობთ, ჩვენ ბებიას სპამის საშუალებით ვაწვდით ბმულებს, რომლებიც ნებისმიერს გაწითლდება. თუ მიიღებთ იმას, რაც აშკარად ვირუსია, შეატყობინეთ დაზარალებულს, რომელიც შეიძლება არ იყოს დაცული, რა ხდება. უბრალოდ თქვი: ”მინდოდა გაგეგებინა ეს ხდება”, - ამბობს სიმინგტონი. ეს სასიამოვნო საქმეა.
6 პატივი ეცით ელ.წერილის ხელოვნებას
თქვენ ზრუნავთ იმაზე, რომ კარგი შთაბეჭდილება მოახდინოთ პირადად, რატომ არ გაქვთ თქვენი ელ.ფოსტის პერსონა იმავე სტანდარტის შესაბამისად? ელ.ფოსტა თქვენი ანარეკლია და უნდა დაიწეროს უფრო მეტი, ვიდრე ტექსტი, ვიდრე ტექსტი, ხოლო მოკლედ უნდა გახსოვდეთ სიმიტონი. შეამოწმეთ მართლწერა, გრამატიკა და პუნქტუაცია. ყველა კაპიტალი მიანიშნებს, რომ ყვირიხარ და ყველა პატარა გულისხმობს, რომ ხარ ზარმაცი. ძალიან ბევრი შრიფტი, ფერი და ღიმილიანი სახე შეიძლება გაღიზიანდეს, დასძენს იგი.
იყავით მეგობრული, იუმორის გადაჭარბების გარეშე. სიფრთხილე გმართებთ, მაშინაც კი, თუ იუმორის გრძნობა გაქვთ, ამბობს გოტსმანი. ტონი ძალიან ხშირად ერევა ელ.ფოსტაში და არ გინდა არაპროფესიონალი გამოხვიდე, რადგან ვინმეს შენი ხუმრობა არ აქვს.
7 გახსოვდეთ: სადილის დროს ელ.ფოსტა არ არის
ეს ერთია, თუ მნიშვნელოვან სხვა კერძთან ერთად ისადილებთ (და პაემანი ღამით ხვალ არის), მაგრამ აბსოლუტურად არ შეამოწმოთ ელ.წერილი სადილის წვეულებაზე, ამბობს ფოსტა. რაც შეეხება ოფისში შეხვედრებს, ეს დამოკიდებულია. თუ კოლეგებს ტელეფონების ან ლაპტოპები კონფერენციის ოთახებში შემოაქვთ შეხვედრების დროს ელ.ფოსტის მისაღებად, ეს ალბათ კარგადაა. გაითვალისწინეთ, რომ კომპანიის კულტურებს ელექტრონული ფოსტის გარშემო განსხვავებული პოლიტიკა უნდა ჰქონდეთ, ამბობს ის. იცოდეთ ელ.ფოსტის ხასიათი თქვენს სამუშაოში, რათა შესაბამისი იყოს.
