ჩვენ ყველას იმედი გვაქვს ელექტრონულ ფოსტაზე მყისიერი მიმოწერისთვის და ვიმედოვნებთ, რომ ჩვენი Amazon– ის პაკეტი უკვე გზაშია. უსაფრთხოა იმის თქმა, რომ ყველა მისი საამაყო ბონუსების გამო, თქვენი ელ.ფოსტის საფოსტო ყუთი შეიძლება სწრაფად იქცეს თქვენი არსებობის ზურგში, თუ მონიშნეთ. გადატვირთული შემოსულების დანახვა დაუყოვნებლივ სტრესულია თითქმის ყველას.

ელ.ფოსტის რეგულარული შემოწმება ყოველდღიური ამოცანაა, რომლის თავიდან აცილება შეუძლებელია და რაც არ უნდა გულმოდგინედ იყოთ 'ყველას პასუხი', დამონტაჟებული ელ.ფოსტის მართვა უფრო ადვილია, ვიდრე გაკეთება. თუ თქვენ ნაკლებად გულმოდგინე ხართ - როგორც თქვენ, უფრო მეტად ხართ მიდრეკილი თქვენი ნებართვის გაცემისკენ ელ.ფოსტის მისამართები გროვდება მოუგვარებლად - სავარაუდოდ, შემოსულების ორგანიზაციის ნაკლებობა (და ელ.ფოსტით სესხის შიში) თქვენს პროდუქტიულობაზე გავლენას ახდენს იმაზე მეტს ვიდრე ხვდები. საბედნიეროდ, არსებობს გამოსავალი ქაოტური შემოსულების ხვრელიდან. ჩვენი ურჩი შემოსულების უკეთესად მართვის მიზნით, ჩვენ შევაჩერეთ პროდუქტიულობის დადებითი მხარეები დროის დაზოგვის (წაიკითხეთ: სიცოცხლის დაზოგვის) ელ.ფოსტის მენეჯმენტისთვის, რაც & amp; აახლოვებთ ჩვენ აშკარად მიუწვდომელ შემოსულ ნულთან.

დაკავშირებული : 6 რაც საერთოა ყველა ეფექტური სამუშაო ელ.ფოსტის შესახებ

დაკავშირებული საგნები

1 შეამოწმეთ ელ.წერილი მხოლოდ 15 წუთის განმავლობაში

პროდუქტიულობის ექსპერტის და დამფუძნებლის აზრით ინკველის პრესა , ტონია დალტონი, შეგიძლიათ მაქსიმალურად გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა მოკლედ ელ.ფოსტის შემოწმებით, 15 წუთიანი აფეთქებები . 'თქვენ გაგიკვირდებათ, თუ რამდენი ელფოსტის წაკითხვა შეგიძლიათ და უპასუხეთ დროის მოკლე მონაკვეთში, როდესაც თქვენი შემოსულები შეამოწმებთ ჯგუფურად', - ამბობს ის. 'მთავარია ტაიმერის დაყენება, ასე რომ თქვენ იცით, როდის გადის თქვენი 15 წუთი და როდის არის სხვა საქმეზე გადასვლის დრო.'

კარგი პოდკასტი სამსახურში მოსასმენად

ორი დაგეგმეთ დროის ბლოკები ელ.ფოსტისთვის

იმავე გზით, მიიღეთ ჩვევა დანიშნოთ დროის ბლოკები (15 წამიანი წუთი) მხოლოდ ელ.ფოსტის შემოწმების მიზნით. ელ.ფოსტის კითხვა მოძრავი წესით, რადგან ისინი შემოდის თქვენს შემოსულებში, საბოლოოდ აფერხებს პროდუქტიულობას. პროფესიებისთვის, სადაც მუდმივ კომუნიკაციას გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს, გრაფიკის დადგენა შეიძლება არ იყოს რეალისტური. თუ თქვენს საქმეს დიდხანს და რთულად შეხედავთ, შეიძლება აღმოაჩინოთ, რომ შესაძლებელია დანიშნოთ ელ.ფოსტის კითხვის დრო, ვთქვათ, ყოველ 60 ან 90 წუთში. დააყენეთ გაფრთხილებები თქვენს კალენდარში, სანამ არ ჩაირთვებით ჩვეულ რეჟიმში. თუ ვინმეს ნამდვილად სჭირდება თქვენთან დაკავშირება, ის კვლავ გამოგიგზავნით ელ.ფოსტით, პირდაპირი გაგზავნა , ან დარეკეთ. თუ თქვენს ელექტრონულ ფოსტას ელფოსტით გამოტოვებთ, მონიშნეთ წაუკითხავად ის, ვისთვისაც უნდა მიყვეთ, რომ მოგვიანებით პასუხი არ დაგავიწყდეს.

დაკავშირებული: დაივიწყე დროის მენეჯმენტი ყურადღება მენეჯმენტი პროდუქტიულობის უკეთესი გზაა

3 განზრახ გამოიყენეთ ნახაზების საქაღალდე

არ დაუშვათ, რომ თქვენი ელ.ფოსტის ყუთი გახდეს დავალებების სია, რასაც ზემოდან ქვევით ასრულებთ “, - ამბობს ჩარლზ დუჰიგი, ჟურნალისტი და ბესტსელერი ავტორი უფრო ჭკვიანი, სწრაფი, უკეთესი . ეს არის ყველაზე უარესი გასაკეთებელი სია, რადგან სიტყვასიტყვით ყველას შეუძლია დაამატოს იგი.

შექმენით თქვენი ელ.ფოსტის დავალებების სია, გახსნით მხოლოდ მათ, ვისაც თქვენი ყურადღება სჭირდება. მოიძიეთ მნიშვნელოვანი ელ.ფოსტა, რომელიც მოითხოვს დაუყოვნებლივ რეაგირებას (მაგალითად, პრიორიტეტული პროექტებისთვის ან თქვენი უფროსისგან). გახსენით მხოლოდ ეს შეტყობინებები - ან დააჭირეთ პასუხს. თქვენს ფანჯარაში გახსენით პასუხის ფანჯარა, ან დატოვეთ პროექტი, რომელიც არ არის დაცული მონახაზების საქაღალდეში. აქ არის თქვენი დავალებების სია: პასუხების დასტა. გამოიყენეთ თქვენი ელ.წერილის დრო გააზრებული, მკაფიო პასუხების დასაწერად, ვიდრე დიდი რაოდენობით ნაკლებად რელევანტური ნივთების გახეხვა. ამ გზით თქვენი მიზანი შეიძლება იყოს ცარიელი მონახაზების საქაღალდის შესრულება, ვიდრე თვითნებურად ცარიელი შემოსულები.

4 მიიღეთ ელ.ფოსტა პაკეტებში

თუ არ შეგეძლებათ, მაგრამ ყოველთვის შეამოწმეთ პინგის მოსმენა, თქვენი შემოსულებიდან ელ.ფოსტის მუდმივი ბარიერის მართვის მარტივი გზა (და ყურადღების გადასატანად შეკავება) არის ისეთი ინსტრუმენტის გამოყენება, როგორიცაა BatchedInbox Gmail- ის დანამატმა შეიძლება გიხსნათ მუდმივი ყურადღებისგან განთავისუფლებისგან. იგი აერთიანებს თქვენს ელ.ფოსტას და აგზავნის თქვენ ტალღებად - მაგრამ მხოლოდ თქვენს მიერ არჩეულ ზუსტ დროს.

5 დაუნდობლად გააუქმეთ გამოწერა

შეუსაბამო გაზეთებისა და გაყიდვების შეტყობინებების სათითაოდ წაშლამ შეიძლება გამოიწვიოს პროდუქტიულობის ილუზია, მაგრამ კვირის შემდეგ ერთი და იგივე უსარგებლო ფოსტის გადაღება მხოლოდ ელ.ფოსტის არაეფექტურობას ზრდის. ”კანონის თანახმად, ყველა საინფორმაციო ბიულეტენი უნდა შეიცავდეს გამოწერის გაუქმების ბმულს”, - ამბობს დალტონი. 'გამოყავით დრო, დააწკაპუნეთ ამ ბმულზე თქვენი გამოწერის მოთხოვნის გასაგზავნად. ეს არის 10 წამიანი ინვესტიცია, რომელიც გამოიღებს სუფთა შემოსულების სახით. '

რა არის ალკოჰოლის შემცველობა წითელ ღვინოში

დალტონი ასევე აღნიშნავს, რომ ელ.ფოსტით რეგისტრაციის გაუქმების პროგრამაზე ან სერვისზე დარეგისტრირება არ არის საჭირო თქვენი შემოსულების არეულობისგან გასათავისუფლებლად. ”ამ პროგრამებიდან ბევრი საბოლოოდ ყიდის თქვენი ელექტრონული ფოსტის მისამართს სხვა კომპანიებისთვის, რათა მათ ბიზნესი შეინარჩუნონ”, - დასძენს იგი.

დაკავშირებული: როგორ გავწმინდოთ ტელეფონი

6 ჩართეთ გადახედვის ფუნქცია

გამოიყენეთ თქვენი ელ.ფოსტის პროგრამის გადახედვის ფუნქცია, თუ მას აქვს (მათი უმეტესობა აქვს). ეს საშუალებას მოგცემთ დაათვალიეროთ წერილის პირველი რამდენიმე სტრიქონი ცალკე ფანჯარაში, ასე რომ თქვენ აღარ გჭირდებათ მისი გახსნა მთლიანად რომ წაიკითხოთ და უსწრაფესად შეგიძლიათ წაშალოთ უსარგებლო წერილები. (ბონუსი: ეს ასევე ამცირებს შეტყობინებას ვირუსის საშუალებით გახსნის შანსში.)

7 მხოლოდ ერთხელ შეეხეთ ელ.წერილს (და გამოიყენეთ ხუთი D)

დალტონი გთავაზობთ ზომების მიღებას, როგორც კი გაგზავნით შეტყობინებას 5 D– ს გათვალისწინებით: გააკეთეთ, გადააადგილეთ, წაშალეთ, გადადეთ და განსაზღვრეთ. ”სწრაფად გააკეთეთ ელ.ფოსტა, რომელზეც საჭიროა ორ წუთზე ნაკლები მოქმედება და გადაეცით სხვისი მხრიდან მოქმედება.” - ამბობს ის. დაუყოვნებლივ გააუქმეთ ხელმოწერა და წაშალეთ შეტყობინებები, რომლებიც არ საჭიროებს მოქმედებას, და გადადეთ ის შეტყობინებები, რომელთა დასრულებაც ორ წუთზე მეტხანს მოითხოვს. დაბოლოს, შეიტანეთ ელ.ფოსტა, რომელიც შეიცავს შესაბამის ინფორმაციას ცალკე საქაღალდეში, რათა მომავალში მათი განთავსება უფრო ადვილად შეძლოთ.

ყველა დანიშნულების ფქვილის ჩანაცვლება პურის ფქვილით

დაკავშირებული: ელ.ფოსტის ეტიკეტის 7 მცნება ყველამ უნდა დაიცვას

8 საქაღალდეები თქვენი მეგობარია

როდესაც იყენებთ თქვენს შემოსავს ნაგულისხმევ მეხსიერებას, ის სწრაფად იქცევა უსარგებლო ციფრული უჯრით, რაც რთულს ხდის თქვენს საჭიროებას, ამბობს პეგი დანკანი , პირადი პროდუქტიულობის ექსპერტი ატლანტაში. შეგიძლიათ ხელით დაალაგოთ შეტყობინებები საქაღალდეებში, რა თქმა უნდა, მაგრამ კიდევ უკეთესი, შეგიძლიათ დააყენოთ ავტომატური ფილტრები, რომლებიც გზავნიან შეტყობინებებს პირდაპირ სასურველ საქაღალდეში. მაგალითად, Facebook– ის შეტყობინებები შეიძლება პირდაპირ გადავიდეს სოციალური მედიის საქაღალდეში. მარკეტინგის გუნდის ყველა შეტყობინება შეიტანება პირდაპირ თქვენს მარკეტინგის ინიციატივების ფაილში. (Gmail ამას ავტომატურად აკეთებს, მაგრამ მსგავსი სისტემის დაყენება შეგიძლიათ ელ.ფოსტის სხვა სერვისებთან ერთად, მაგალითად Microsoft Outlook.) მას შემდეგ, რაც ერთი ტიპის ყველა ელ.ფოსტა, როგორიცაა გაზეთები, დაჯგუფდება საკუთარ საქაღალდეში, შეგიძლიათ აირჩიოთ ყველა და წაშალოთ არასასურველი ერთი დაწკაპუნებით. იპოვნეთ ელ.ფოსტის დახარისხების ავტომატური პარამეტრი, რომელიც თქვენთვის და თქვენი სამუშაოსთვის შესაფერისია, შემდეგ კი შეინარჩუნეთ იგი.

9 დაკონსერვებული რეაგირების მომზადება

თუ მსგავსი თხოვნების შემცველ მრავალ წერილს მიიღებთ, დალტონი გირჩევთ, დაწეროთ ნაგულისხმევი პასუხი, რომელიც შეგიძლიათ შეცვალოთ და ოდნავ მოახდინოთ პერსონალიზება თითოეული ელ.ფოსტის პასუხით. ”დაზოგე ნაგულისხმევი პასუხი, როგორც შენი ელ.ფოსტის ერთ-ერთი ხელმოწერა, ასე რომ შეგიძლია ადვილად შეავსო შენი ელ.წერილი”, - ამბობს ის. გენიოსი, არა? (უბრალოდ არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ შეცვალოთ ადრესატი და გარემოება.)

დაკავშირებული: როგორ რეალურად მივიღოთ ყველაფერი, სანამ სახლიდან მუშაობთ

10 შექმენით Alias ​​ანგარიში ფოსტის დასალაგებლად

მრავალი ელ.ფოსტის პლატფორმა (Gmail- ს ჩათვლით) საშუალებას გაძლევთ შექმნათ მეტსახელი ანგარიშები, რომლებიც ყველა შემოდის ერთ შემოსულებში. ”მე დავაყენე ჩემი მეტსახელი ანგარიშები, რომ ერთ საქაღალდეში შევსებულიყავი”, - ამბობს დალტონი იმ ტაქტიკაზე, რომელიც მან გამოიყენა კანონპროექტებისა და სხვა კრიტიკული ფინანსური დოკუმენტების ორგანიზებისთვის. ”მე არცერთ ელფოსტთან არ მაქვს საქმე პარასკევ დილამდე, სანამ დრო დავუთმო ჯდომისთვის და ჩემი ყველა ფინანსის დასალაგებლად.”

შიდა თამაშები მოზრდილებისთვის სახლში

თერთმეტი Უბრალოდ. ნუ პასუხი

იქ ნათქვამია. ეს რჩევა სცილდება აშკარა უსარგებლო ფოსტასთან გამკლავებას - და ჩვენ აშკარად არ ვპატიობთ თქვენი უფროსის მოჩვენებას. ჩვენ ვსაუბრობთ ამ შეტყობინებაზე თქვენი კოლეგის ორი სამუშაო მაგიდისგან. დუჰიგი მიიჩნევს, რომ ხშირად ადამიანები სვამენ კითხვებს, როდესაც ალბათ პასუხებს თავად იპოვიან. და თუ მე არ ვპასუხობ, ისინი აპირებენ ამ პასუხის პოვნას. როგორ ახორციელებთ ამ ტიპის აზროვნებას, უხეშობის შეგრძნების გარეშე? საკუთარ თავზე და საკუთარ დროზე მეტი ფიქრით, ვიდრე სხვების დროზე (აჰ!). მანტრა ვარჯიშისთვის: არანაირი მიზეზი არ მაქვს, რომ ხალხს პასუხი უნდა გავცე მხოლოდ იმიტომ, რომ ისინი ელ.ფოსტით მომწერენ.

12 გადახედე Inbox-Zero Dream

ეს შეიძლება ყველას არ იყოს სიბრძნის სწორი მარგალიტი - უამრავი ადამიანისთვის ძალიან საინტერესოა რაღაც დასრულება და ყოველი დღის სუფთა შემოსავლით დაწყება. მაგრამ, შენთვის შეიძლება ეს მოლოდინი არარეალურია და ცოტათი მახრჩობელაც კი იყოს. თქვენი შემოსულების რელიგიურად დაცლა შეიძლება პატიოსნად იყოს დროის ფუჭად დაკარგვა (და შესაძლოა მართლაც რაღაცის გამო), ამბობს დუჰიგი. წაშლის, წაშლის, წაშლის დარტყმა შეიძლება დამაკმაყოფილებელი იყოს ან პროდუქტიული აღმოჩნდეს, მაგრამ რატომ უნდა შეწუხდეთ? ის სვამს კითხვას: აკეთებთ ამას იმიტომ, რომ კარგად გრძნობთ თავს ან იმიტომ, რომ ის ნამდვილად სასარგებლოა? და თუ ეს არ არის სასარგებლო, იქნებ არ გჭირდებათ სუფთა შემოსულები - და იქნებ შეწყვიტოთ ამის გამოყენება, როგორც წარმატების ბარომეტრი.

დაკავშირებული: 8 ექსპერტი ციფრული დამცავი რჩევა ეკრანის დროის შემცირებისთვის